建立公平的社区咨询委员会 (Equitable Community Advisory Council)（第 2 部分）

2023 年 2 月，PHL 服务设计工作室 (PHL Service Design Studio) 成立了社区咨询委员会 (CAC)，为公平的社区参与工具包项目（“参与工具包”）开发提供支持。 CAC 由运营转型基金 (Operations Transformation Fund) 资助，由首席行政干事办公室 (Office of the Chief Administrative Officer, CAO) 和费城市基金会 (Philadelphia City Fund) 管理。

该系列包括三个部分，我们详细介绍了社区咨询委员会 (CAC) 的目标、委员会的创立、协作流程以及我们共同的收获。

这是该系列的第二个案例。 该系列的目标是为您提供参与工作中可以使用的实用指南和技巧。 我们还希望以此激励您通过更深刻、更有意义的方式与社区成员建立联系。

 

我们如何合作

“我从来没有加入过分享生活经历的小组，因为生活经历这样的内容[通常]无关紧要。 你知道，你看事物总会有自己的一些倾向性，因为你就是你。 所以我喜欢你从自己的生活经历出发。”
– Meliza Reynoso

 

2023 年 2 月到 6 月，社区咨询委员会 (CAC) 每两周举行一次会议，审查和编辑工具包中《绝对包容》部分的指南。 不开会的那些周，顾问们会异步审查，并根据自己的生活经历补充指南。

为启动委员会，推动者制定了一个基准计划，提出了委员会如何合作。 该计划是一份概述，顾问们可以做出回应并提供信息。 在最初的计划中，顾问们需要选择与其具体生活经历和兴趣相关的工作组（例如， 种族平等、语言帮助、残疾人通道和数字访问）。 然后，较小的工作组将开会讨论各自的指南。 推动者起初以为这将鼓励开展更深入的对话，更专注于修订《绝对包容》部分的每条指南。

然而，在第一次会议上，顾问们提出了一些建议。 但推动者没想到，顾问们希望作为一个完整的团队来审查指南。 顾问们指出，最初的计划反映了社区与市政合作时面临的共同挑战——将群体隔离开来，无法考虑到大家拥有的共同经历。 顾问们表示，他们有一些观点和经历无法归纳到一个类别中。 每个人都希望互相了解，互相学习。

收到这个反馈后，推动者进行了以下更改：

• 他们修改了时间表，并计划优先考虑让大家聚到一起。 不再分成四个单独的小组每周举行会议，而是每两周举行两次会议（周一晚上和周二下午），以适应每个人的工作和课程安排。
• 为了确保每个人都跟上整个团队，经大家一一同意后，我们对会议进行了录制。 笔记和阅读资料都共享在协作文档中。 所有会议资料都保存在共享的数字文件夹中，每个人都能异步工作。
• 为了支持顾问的偏好和需求，推动者欢迎提出个人请求，例如在会议之间安排其他聚会、根据要求共享个人文档。

 

合作制定社区协议
为帮助建立融洽、高效的工作关系，小组还起草了社区协议。 以下协议有助于确保每位成员在所有互动过程中都能被理解、肯定和重视。

• 相互尊重和包容： 尊重所有其他参与者的人称代词、常用名和访问需求。
  • 花时间倾听并了解大家的需求。 学习如何适应彼此的偏好，而不是强迫大家倡导公平对待。
  • 发言前先介绍自己的名字，并在有人举手时叫出他/她的名字。
  • 保持开放的心态，考虑他人的需求。 有疑问则及时提问！
  • 为打造一个人人（包括残疾人社区成员）都觉得宾至如归的空间，请熟知需要避免的歧视性语言。 阅读这份有用的入门指导！
• 尊重相同和不同的经历： 花时间了解彼此的生活经历和智慧。 铭记每个人都是最了解自身经历的专家，而我们的目标是寻找共同点。
• 除最佳意图外，没有任何假设： 身而为人，犯错在所难免。 让我们彼此宽容，假设良好的意图，并努力从我们自己而非他人的生活经历出发。
  • 站在“我”而非“我们”的角度发言。
  • 避免提出笼统的主张或为他人代言。
• 能进能退： 分享时请注意时长。 暂停一下，给小组中比较安静的人一点空间，让他们理清思绪并发言。
• 通俗易懂和共同理解： 优先确保所有人都能平等地理解所分享的内容。
  • 避免使用行话，做好准备解释难懂的单词、短语或想法，确保每个人都能充分理解。
  • 清晰传达流程、请求和/或个人需求，为我们的合作设定合理的期望。
• 准许： 我们认为，获得准许是始终尊重彼此的生活智慧和为自己做出选择的权利。
  • 除非获得明确准许，否则 CAC 场合分享的任何内容都应保密。
• 积极倾听和参与： 积极、恭敬地倾听和参与每场会议。 以鼓励的方式回应他人，礼貌地认可他人分享的内容。
  • 考虑用自己的话验证和/或重复分享的内容，确保每个人都达成共识。
  • 编辑后的文档需经分享之后，再定为最终版本。 注： 我们将使用大家审阅的指南来完成此过程。
• “为了”彼此： 在需要成长的领域进行单独分享和集体分享，愿意通过学习进行转变。 我们在实践中可以使用以下方式：
  • 跟进同伴，说些鼓励或支持的话。
  • 应邀提供生成性反馈。 请围绕您的反馈对象而非您自己的目标进行反馈。
  • 留意彼此，不要试图超越对方。
• 互相照顾： 照顾自己和彼此，在需要时寻求帮助，在有能力时提供支持。 清晰、真诚地沟通能力和需求，对彼此负责。 通过尽早并经常确认来避免假设，确保您和同伴达成一致，认同可交付成果。

在每次工作会议开始时，强调会上重点关注的 2-3 项约定。 持续练习这一点有助于确保人人充满善意和耐心。 这可帮助每个人保持开放的心态，互相倾听和学习，这也是顾问们最初的期望——组成一个更大的内容审查团队。

 

协作过程的关键要点
未来的推动者需要考虑的重要经验教训以及顾问们的反思：

• 优先考虑学习和敏感性。 顾问们齐聚一堂，就如何改进《绝对包容》指南做出集体决策。 每条指南的内容都涉及非常个人且通常很复杂的主题。 社区协议有助于促进有意义的倾听和交流。

“我很喜欢这样的会议，因为我们能够在话题自然出现时集体献计献策，深思熟虑地讨论。”
– Tyrell Brown

 

“我了解了其他人的观点。 因此我能够学习和了解一些新东西。”
– Brenda Mosley

 

“很高兴能了解你的生活经历、想法、观点和视角，这些都可以通过物质和非物质形式予以重视。 这是一个非常好的模型。”
– Shimaa Eid

 

• 推动者必须在有规划与灵活坚定之间取得平衡。 推动既是艺术，也是科学。 它需要制定一个具体的计划，确保您安排了足够的时间进行对话和互动。 它还需要相信相关个人能够合作指导讨论的方向。

“主持人必须能力很强，能跟上节奏。 每个人的经历都有效，但这是一场两小时的会议。 我们都热衷于改变，但这可能会让人忘乎所以。 委员会主持人的做法堪称教科书案例。 他们让每个人都感觉自己有人倾听，同时又让工作组跟上节奏，并专注于手头的任务。”
– Vicki Landers

 

“我们的推动者 Andrea 和 Danita 是协作型领导风格的代表。 他们不仅合作得非常好，而且技能出色、才华横溢，是高水平的技能专家。 她们是杰出的女性，还同时拥有无私奉献精神和对群体福祉的无私关怀，这样的特征组合非常罕见； 仁慈、富有同情心和爱心，同时也细心、灵活、有耐心和验证精神。 他们提供一些鼓舞人心的详细指示和开放式问题后，便不再干预。 这种领导风格让我们能够敞开心扉，有安全感，并获得足够的支持，为这个无与伦比的项目做出真正的贡献。 根据我的经验，这些才华横溢的领导者完成了很少有人能做更别说做到的事情，而且他们还积极激发同情心和无私奉献精神。

这对我来说是一次难得的美好经历，我确信他们必须有一支强大的团队在幕后与他们合作，进而转化为一股鼓励和支持他们的力量。 我发现，伟大的领导者通常都有其他伟大的领导者来激励自己。 我有幸短暂会见了一些“幕后”领导者（首先是 Anthony Procik，然后是 Liana Dragoman，后来还有几位），他们所有人都如我所料——善于鼓舞人心，富有同情心，而且才华横溢。

总结我们的推动者 Andrea 和 Danita 以及整个 PHL 服务设计工作室团队，我想分享我非常喜欢的哲学家的一句话：
“太上，不知有之。 功成事遂，百姓皆谓 ‘我自然’。”– 老子
– Jazmin Banks

 

希望这些信息和要点对您有帮助。 如果您对 CAC 的协作过程有任何疑问或具体反馈，请发送电子邮件至 engagement.toolkit@phila.gov。

建议您继续浏览下面的相关指南。 其中有一些更深入的指导和额外的建议，可以帮助您推动参与。 敬请关注本系列的下一个也是最后一个案例，届时将重点介绍 CAC 成员共同的收获和经历。